FichaVitas
Cómo se ficha, cómo ve cada persona sus horas, y qué hace quien lleva el restaurante cada mes: corregir, apuntar ausencias y sacar los papeles para la gestoría y para la Inspección. Los nombres entre teclas son los botones tal como salen en pantalla.
En la tableta de la entrada (o en el móvil, desde el menú → Fichar).
Fichar → toca tu nombre → Entrada → Marca tu PIN. Sale «tu nombre, entrada fichada a las HH:MM» y la pantalla vuelve sola a la lista para la siguiente persona.
Lo mismo con Salida. Si haces partido (mediodía y noche), ficha las dos entradas y las dos salidas: el descanso de en medio no cuenta como trabajado.
Si te olvidas de fichar la salida, la entrada de mañana entra igual; el día de ayer queda «sin cerrar» y quien lleva el registro lo arregla desde el panel (abajo). Las horas que faltan nunca se inventan.
Fichar → tu nombre → Ver mis horas → tu PIN. Salen Los últimos 7 días, Este mes, las horas de noche del mes si has hecho (las de entre las 22:00 y las 06:00, que el convenio paga con un plus), las horas en festivo del mes si las hay (según la lista de festivos del restaurante) y el detalle día a día del último mes y medio; los días con una entrada sin salida llevan Sin cerrar. Debajo, Mis ausencias: tus vacaciones, bajas y permisos, con las que vienen marcadas (próxima).
Solo ves lo tuyo, y la pantalla se cierra sola al cabo de un minuto. La ley te da derecho a verlo (art. 34.9 ET); si algo no cuadra, dilo: se corrige desde el panel y la corrección queda escrita con su motivo.
En el panel: menú → FichaVitas → Registro de jornada. Solo el dueño y la administración.
Configuración → FichaVitas → Empleados. Nombre, rol, PIN y las horas de contrato a la semana. Sin las horas de contrato el programa no puede contar las horas de más.
En Registro de jornada cada persona tiene su fila con las horas del mes. Si dice N por repasar, hay días con una entrada sin su salida (o al revés): ábrela y en ese día toca Añadir una hora que falta, pon la hora y el Motivo. Si un día no se fichó nada, Añadir un día que falta.
Si una hora está mal, Corregir: la fila vieja no se borra nunca, se queda tachada con el motivo al lado. Si esa hora no tenía que estar, dentro de Corregir marca Anularla.
FichaVitas → Ausencias → Apuntar una ausencia: la persona, el tipo (Vacaciones, Baja, Permiso u Otra), el primer y el último día. Solo el tipo y las fechas: ni diagnósticos ni motivos personales. La persona lo ve en Ver mis horas.
Una ausencia no se edita: si las fechas cambian, Anular con motivo y apunta otra. Dos ausencias de la misma persona no se pueden pisar. Al lado del nombre sale el contador del año (días de vacaciones, de baja y de permiso hechos).
FichaVitas → Festivos → Añadir un festivo: el día y cómo se llama. Los nacionales, los de la comunidad y los dos locales del municipio: cambian cada año y en cada sitio, así que los pone cada restaurante. Con la lista puesta, el panel dice por persona las horas trabajadas en festivo (y en qué día), y la gestoría las recibe en su columna. Sin lista, esa columna sale a cero.
Un festivo se puede Quitar: no es un registro, es una lista para contar. Un turno que cruza la medianoche reparte sus horas entre los dos días. Y en enero, Traer los del año pasado los trae todos de golpe; después repasa los que cambian de fecha.
Cuando el mes está repasado (nada «por repasar»).
Registro de jornada → elige el Mes → Resumen para la gestoría. Un archivo con una línea por persona: horas de contrato, días con fichajes, horas trabajadas (en h:mm y en decimal), horas de más, horas de noche (22:00–06:00), horas en festivo, días sin cerrar, y los días de vacaciones, de baja, de permiso y otros. Se lo mandas tal cual.
En la fila de la persona, Hoja para la nómina → Imprimir. Un A4 con los días, las horas, el total, las horas de más respecto al contrato, las de noche, las de festivo y las ausencias del mes, con dos firmas. Es la copia que la ley pide entregar con el recibo de salarios en los contratos a tiempo parcial (art. 12.4.c ET); a tiempo completo no hace daño darla.
Registro del mes para la Inspección → Imprimir (o «guardar como PDF»). Todas las personas, día a día, con las entradas, las salidas y las horas, los días de ausencia marcados como tales, el total, el texto legal y la firma de la empresa. El registro se guarda cuatro años.
Si quieren el detalle fila a fila con lo corregido, Exportar el mes: ahí van todas las filas, también las tachadas y las anuladas, con su motivo.